Sachbezugsgutschein als steueroptimiertes Mittel zur Kaufkraftbindung

Darf er nun oder doch nicht? Kann ein Arbeitgeber seinem Angestellten einen Sachbezugsgutschein z.B. im Rahmen einer CityCard zukommen lassen? Ist das steuerrechtlich möglich? Lange herrschten Unsicherheiten darüber, die seit dem 18.12.2020 nun beendet sein sollten. Die Antwort ist: Ja!

Dennoch gibt es Punkte, die zu beachten sind, damit hier steuerrechtlich alles sauber ist. Was ist mit Closed- oder Open-Loop gemeint? Ist es nun ein Ende für CityCards? Und generell, wie ist die Akzeptanz von Sachbezugsgutscheinen? Wir liefern Ihnen nachfolgende Antworten!

Nicht jeder Sachbezugsgutschein geht

Sachbezugsgutscheine erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie sind ein bewährtes Mittel der Mitarbeiterbindung bzw. steuerfreien Wertschätzung. Als Arbeitgeber lassen Sie Ihren Arbeitnehmern Einnahmen zukommen, die nicht in Geld bestehen. Tank- oder Kinogutscheine waren hier eine beliebte Form. Vorteil für den Arbeitgeber ist, dass die finanzielle Belastung geringer ist als bei einer Gehaltserhöhung, sie sparen also Lohnnebenkosten ein.

Arbeitgeber können aktuell ihren Arbeitnehmern Sachen bzw. Sachleistungen bis zu einem Wert von 44,00 € inkl. USt je Kalendermonat zukommen lassen. Die Freigrenze darf nicht überschritten werden, sonst sind die Leistungen steuer- und beitragspflichtig und verlieren ihren attraktiven Reiz für Ihre Mitarbeiter. Wir als Arbeitnehmer nehmen den Sachbezug als echtes Extra zum eigenen Gehalt wahr – er wirkt geldgleich.

Doch es gibt das eine oder andere zu beachten: Prepaidkarten (wie von Mastercard, VISA und Maestro), die zum Bezahlen eingesetzt werden können, werden vom Bundesfinanzministerium (BMF) nicht mehr als Sachbezug anerkannt. Die Ausgabe von Prepaidkarten als Sachbezug sind seit dem 01.01.2021 nicht mehr zulässig und nicht mehr steuerfrei möglich.

Der Unterschied macht‘s!

Nun hören wir oft Begriffe wie Open-Loop, Closed-Loop oder Controlled-Loop in Verbindung mit Sachbezugsgutscheinen. Doch nicht alle bringen steuerliche Vorteile!

Open-Loop-Karten: Hierbei handelt es sich um sogenannte Prepaid-Karten, die weltweit bei den Akzeptanzstellen von VISA, American Express und MasterCard eingesetzt werden können. Seit dem 01.01.2020 sind diese in jedem Fall steuerpflichtig.

Closed-Loop-Karten: Der Herausgeber und Akzeptanzstelle sind eins. Sind Sie z.B. ein Warenhaus mit eigenem Gutschein, können Sie Ihren Mitarbeitern einen Gutschein für Ihr Haus ausstellen. Ihre Arbeitnehmer können dann Waren und Dienstleistungen aus Ihrem Hause beziehen.

Controlled-Loop-Karten: Mit diesen Karten können Ihre Arbeitnehmer Waren oder Dienstleistungen in einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen beziehen. Beispiele hierzu zählen Centergutscheine und CityCards. Auch Gutschein- oder Prepaidkarten können hierunter fallen, wenn sie zu einem vertraglich angeschlossenem Akzeptanznetzwerk in Deutschland zählen.

Die Begriffe können noch ergänzt werden durch Limited Network– und Limited Range–Karten. Limited Network-Karten sind z.B. Gutscheine, die nur bei einer Handelskette eingesetzt werden können (z.B. Buchhandelskette). Auch CityCards oder Gutscheine für Malls können hierunter gefasst werden, denn es liegt ein begrenzter Kreis von Dienstleistern vor, mit denen eine Geschäftsvereinbarung vorliegt.

Limited Range-Karten sind dadurch gekennzeichnet, dass mit ihnen nur ein begrenztes Waren- oder Dienstleistungsangebot erworben werden kann (Tankkarten, Kantinenkarten).

CityCard und Sachbezugsgutschein – klares ja!

Mehr und mehr CityCard-Systeme greifen Sachbezugsgutscheine auf. Der Einsatz war jedoch auch hier infrage gestellt, als die Diskussionen über die steuerliche Rechtmäßigkeit aufkam.

Aufatmen jedoch für Händlergemeinschaften, die eine CityCard betreiben. Der Einsatz von Sachbezugsgutscheinen im Rahmen einer CityCard ist erlaubt. Grund: Es handelt sich hier um einen geschlossenen Händlerkreis (Controlled Loop).

In der Regel können diese Sachbezugsgutscheine bei allen teilnehmenden Akzeptanzstellen der CityCard eingelöst werden. Wichtig sind dabei folgende Punkte zu beachten:

• Die Akzeptanzstellen sind fest vertraglich angeschlossen.
• Die Auszahlung bzw. Überweisung von Geld sind technisch ausschließen.
• Das Kartenguthaben darf auch im Falle von Umtausch nicht ausgezahlt werden.
• Die Karten sind nur im Inland einzusetzen.

Und eine weitere gute Nachricht: Der Sachbezug wird zum 01.01.2022 auf 50 Euro angehoben. So profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer durch die Mitarbeiterbindung und der lokale Handel durch die zusätzliche Kaufkraft vor Ort.

Win-Win-Win bei CityCards mit Sachbezugsgutscheinen

Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Akzeptanzstellen profitieren alle samt von der Gewährung des Sachbezugs innerhalb einer CityCard. Ein kleines Rechenbeispiel:

In einer Stadt gibt es eine CityCard, mit der auch der Sachbezugsgutschein abgebildet werden kann. 50 Akzeptanzstellen sind am Programm beteiligt und gewähren neben Punkten auch die Einlösung von Gutscheinen. 10 Arbeitgeber haben sich entschlossen, ihren zusammen 100 Arbeitnehmern monatlich 44 Euro auf ihre persönliche CityCard gutzuschreiben. Auf ein Jahr hochgerechnet ergibt das folgende Zahlen:

Arbeitgeber zahlen für den Sachbezug im Jahr zusammen 52.800 Euro auf die CityCard. Die Arbeitgeber geben eben diese 52.800 Euro mit ihrer CityCard im Restaurant, Bekleidungsgeschäft, Apotheke, Drogerie etc. aus. Den 50 Akzeptanzstellen fließen somit 52.800 Euro zusätzliche Kaufkraft zu, die nicht in den Onlinehandel abwandert! Somit tragen CityCards und Sachbezugsgutscheine vereint zur Stärkung des lokalen Handels bei!

Ein besonderer Clou ist, dass bei der Freigrenze das steuerliche Zufluss-Prinzip gilt. Das heißt, die CityCard-Inhaber (Arbeitnehmer) müssen die 44 Euro nicht in dem Monat ausgeben, in dem sie diese auf ihre CityCard gutgeschrieben bekommen haben. Sie können die Beträge für größere Anschaffung ansparen und nutzen. Die CityCard ist hier eine geeignete Lösung zur Umsetzung.

Kennen Sie schon unser Video, wie bonusScan den Sachbezug in einer CityCard umsetzt? Wenn nicht, klicken Sie hier.

Quellen:

Lohn AG

Haufe